Tietosuojaseloste

1.7.2020

 

 

1 Rekisterinpitäjä	Erikoispuheterapeutti Raila Lainio, FL, NDT Y-tunnus 2309946-1
	Käynti- ja postiosoite: Peikontie 1 D 38, 90550 Oulu
	puh. +358 500 581203
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa	raila.lainio@iki.fi
	Raila Lainio
3 Rekisterin nimi	Asiakasrekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste	Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen sekä rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä. Henkilötietoja käsitellään asiakkaaksi tulon perusteella. Henkilötietoja käsitellään puheterapia-asiakkaan tutkimusten ja hoidon suunnitteluun sekä toteutukseen. Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Rekisteritietoja ei toistaiseksi yhdistetä muihin rekistereihin (sähköinen potilastietojärjestelmä tai Kanta-arkisto).
5 Rekisterin tietosisältö	Rekisteröidystä voidaan tallentaa vain asiakassuhteen kannalta tarpeellisia ja välttämättömiä tietoja tutkimuksen, hoidon suunnittelun ja toteutuksen kannalta: Asiakasrekisteriin kerätään asiakkaan perustietoja, kuten mm. nimi, henkilötunnus, osoite, ja muut tarpeelliset yhteystiedot sekä laillisen edustajan tiedot. Kerätään hoidon kannalta tarpeellisia tietoja, kuten lähettävän tahon yhteenvedot ja maksavan tahon ostopalvelupäätökset, puheterapian suunnittelun ja järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuslomakkeet, potilaskertomusmerkinnät ja lausunnot, ajanvaraustiedot, laskutusta koskevat kirjanpitotiedot.
6 Henkilötietojen säilytysaika	Rekisterinpitäjä säilyttää asiakasrekisteritietoja voimassa olevan lain edellyttämällä tavalla, säilytysajan pituus vaihtelee tietoryhmittäin (potilasasiakirjojen ja kirjanpitoasiakirjojen säilyttäminen). Kantajärjestelmään siirryttäessä rekisteripitäjä jatkaa niiden lain edellyttämien asiakirjojen säilyttämistä, jotka eivät siirry sähköiseen järjestelmään (suostumusasiakirjat ja muut asiakkuuden perusteella syntyvät lomakkeet).
7 Säännönmukaiset tietolähteet	Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista tietolähteistä: ·          asiakas itse ja lähihenkilöt, ·          lähettävä/hoidosta vastuussa oleva taho: tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot, jotka on lähetetty kuntoutuksen toteuttamista varten, ·          muut asiakkaan kuntoutukseen, hoitoon ja opetukseen osallistuvat tahot (esim. koulun tai päiväkodin asiakkaan opetukseen tai hoitoon osallistuva henkilökunta, muut asiakkaan kuntoutukseen osallistuvat terapeutit), ·          asiakkaan asioiden hoitoon osallistuvat muut viranomaiset (esim. lastensuojelu, vammaispalvelu) ·          rekisterinpitäjä: omat asiakirjamerkinnät.
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät	Rekisteritiedot ovat salassapidettäviä. Terveydenhuollon salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu puheterapian päätyttyäkin. Hoidon kannalta tarpeellisia tietoja luovutetaan nimenomaisten säädösten mukaan asiakkaalle, hoidosta vastaavalle ja hoidon kustantavalle taholle, joita ovat mm. Kela, Pohjois-Pohjanmaan erityishuoltopiiri, terveyskeskuksen kuntoutuspalvelut, vakuutusyhtiö. Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan. Erilliset suostumukset käyvät ilmi rekisteröidyn allekirjoittamasta suostumusasiakirjasta.  Tavallisimmin asiakkaan erillisellä suostumuksella tietoja luovutetaan samoille tahoille, jotka toimivat säännönmukaisina tietolähteinä. Tietojen luovuttaminen erillissuostumuksen saaneille tapahtuu pääsääntöisesti rekisteröidyn tai hänen laillisen edustajansa itse toimittamana.
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle	Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet	A Manuaalinen aineisto Manuaalinen aineisto säilytetään tavallisin hallinnollisin suojaustoimenpitein lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.
	B Sähköisesti käsiteltävät tiedot Rekisteritietojen suojaus tietokoneella varmistetaan teknisillä suojauskeinoilla, kuten tietokoneen ajantasainen palomuuri ja virustorjunta sekä kovalevy-, muistitikku- ja dokumenttikohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, jotka ovat vain rekisterinpitäjän tiedossa. 1.1.2019 alkaen on otettu käyttöön Kelan sertifioima sähköisen dokumentaation tietojärjestelmä Diarium ja 1.1.2020 on liitytty sähköiseen Kanta -potilastiedon arkistoon. Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen. Tietoturvaloukkauksia ovat vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tietojen häviäminen, tuhoaminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen tai saanti. Rekisterinpitäjällä on ilmoitusvelvollisuus tietosuojaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen havaitsemisesta ja mikäli vahingon riski ei ole alhainen, ilmoitusvelvollisuus koskee myös rekisteröityä. Rekisterinpitäjän on ilman viivytyksiä ryhdyttävä toimenpiteisiin vahinkojen minimoimiseksi.
11 Automaattinen päätöksenteko	Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
12 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä	Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.   Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
13 Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia (kielto-oikeus)	Rekisteröity voi antaa Rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.
14 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröityä informoidaan hänen oikeuksistaan, joita ovat: Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus) Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Muut oikeudet Mikäli henkilötietoja käsitellään ja luovutetaan rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.
15 Yhteydenotot	Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä tarkistuspyynnön kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla, joka osoitetaan rekisterinpitäjälle. Asiakirjasta tulee yksilöidysti ilmetä mitä asiakasrekisterin osaa tarkistuspyyntö koskee. Asiakkaalla (alaikäisen laillisella edustajalla) on oikeus pyytää korjata havaitsemansa itseään koskeva virheellinen tieto, rekisterinpitäjä tekee tarvittavan korjauksen arkistolain edellyttämällä tavalla. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa tietojen luovuttamiseen ilmoittamalla rekisterinpitäjälle kirjallisesti laaditulla omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla.